اصول تهیه RFP (درخواست طرح پیشنهادی) برای پروژه های فناوری اطلاعات

مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات

اصول تهیه RFP برای پروژه های فناوری اطلاعات

فرنود حسنی

کلمه های کلیدی: پروژه- مدیریت پروژه- فناوری اطلاعات – برنامه ریزی- بودجه - RFP- Request for Proposal

درآمد:

فناوری اطلاعات یک صنعت رو به رشد، پویا و فرا رشته ای است از این رو کاربری رو به رشد آن در رشته ها و شاخه های مختلف علمی و اجرایی غیرقابل اغماض است. با توجه به تغییرات مداوم و حرکت رو به جلو دانش فناوری اطلاعات و ظهور پدیده ها و امکانات جدید قابل استفاده در بخش های مختلف سازمان ها، مدیران باید از توانمندی لازم برای شناسایی تحولات جدید و نحوه استفاده از آنها در جهت افزایش راندمان کاری سازمان آگاه باشند. همانطور که اشاره شد فناوری اطلاعات یک دانش فرارشته ای است و به همین خاطر مدیران با هر تخصصی و در هر سازمانی به هنگام پیاده سازی و بهینه سازی فناوری اطلاعات نیازمند آگاهی پایه ای و دانش تخصصی نسبت به تحولات روز دنیای IT  هستند.

جنبه ترکیبی فناوری اطلاعات با سایر علوم همچون تبلیغات، بازاریابی، مدیریت و... باعث می شود تا برای انطباق و پیاده سازی هر چه بهتر فناوری اطلاعات در یک بخش تخصصی مثل واحد بازاریابی یا آموزش یک سازمان نیازمند مطالعه، برنامه ریزی، و اجرای پروژه های کوتاه مدت و بلند مدت باشیم.

بنابراین مدیران علاوه بر توانایی سطح بالای علمی و اجرایی در زمینه دانش تخصصی مرتبط با بخش یا سازمان خود و اطلاعات مناسب در زمینه فناوری اطلاعات باید از قدرت و توانایی مناسبی برای برنامه ریزی و مدیریت فرایند پیاده سازی و توسعه فناوری اطلاعات برخوردار باشند. با این دیدگاه مدیران دقیقا می دانند که چه چیزی را در چه مکانی، در چه زمانی و با چه کاربردی می خواهند و از این طریق در سرمایه و وقت سازمان صرفه جویی خواهند کرد. برای دستیابی به دیدی کلی، روشن و با منطق آینده نگر لازم است تا تعریف درستی از نیازهای سازمان و برنامه های آتی آن صورت بگیرد و سپس با مکتوب کردن آنها به سازمان ها و شرکت های مختلف ارائه دهنده سرویس ها امکان دهیم تا پیشنهاد های خود را بر اساس نیازهای سازمان تهیه و در اختیار ما قرار دهند.

در واقع این فرایند راهی است برای سفارشی سازی پیشنهاد های ارائه شده برای یک پروژه خاص که از سوی افراد حقیقی و حقوقی مختلف صورت می گیرد. با این کار از تشتت فکری خدمات دهندگان و برداشت های اشتباه از امکانات و نیازهای سازمان جلوگیری می شود. در این مقاله با اصول تهیه یک درخواست طرح پیشنهادی یا همان RFP آشنا خواهیم شد.

مقدمه:

هر ساله پروژه های متعددی در زمینه های مختلف فناوری اطلاعات شکل می گیرد و سازمان های مختلف بر اساس نیازهای حال و آینده خود اقدام به تعریف و پیاده سازی پروژه های مختلفی برای بهینه سازی عملکرد خود می کنند. سازمان ها همیشه هزینه های فراوانی را برای به ثمر رساندن پروژه ها متحمل می شوند و در بسیاری مواقع پروژه ها به دلیل های مختلف همچون ضعف مدیریتی، کمبود پول، از دست رفتن زمان و...به سرانجام مورد انتظار نمی رسند و این یعنی به هدر رفتن سرمایه و زمان سازمان، که می توان علت های مختلفی را برای آن بر شمرد.

پروژه های فناوری اطلاعات به دلیل ماهیت خود از جنبه های نو بودن آنها در ساختار سازمان ها و تخصصی بودن کار و نیاز به برون سپاری پروژه ها بسیار حساس هستند. یعنی در فاز نیاز سنجی و تعیین اولویت های سازمان باید بررسی ها و مطالعه های دقیق، کارشناسانه و آینده نگرانه ای صورت بگیرد.

در اصول مدیریت پروژه نخستین مرحله و گام برای آغاز یک پروژه در سازمان، شامل فرآیندی کارشناسی برای بررسی وضع موجود سیستم ها و امکانات فعلی، بازنگری در ساختار سازمان بر اساس تحولات درونی و بیرونی، بررسی جایگاه سازمان در بازار و موقعیت آن در برابر رقیبان، پیش بینی نیازهای کوتاه مدت و بلند مدت و بررسی تعریف سرویس های جدیدی و قابلیت انطباق یا ارتقاء سرویس های قبلی به وسیله آنهاست.

در کل مدیریت پروژه فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید بر اساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان است و یا در صدد بهینه سازی و ارتقاء سیستم های موجود برای تطبیق دادن روشها و سیستم های قبلی با نیازهای فعلی برای رسیدن به وضع مطلوب است. در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره وری، باید مکانیسم ها و محدودیت های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و... را مورد توجه قرار دهیم . برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سوال های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می بندد و برای جلوگیری از سوء تفاهم ها و برداشت های دوگانه و چند گانه از یک موضوع واحد و دست یابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام RFP نماید.

RFP چیست؟

اگر تا کنون در پروژه های مختلف فعالیت کرده باشید یا در جلسات مقدماتی یک مناقصه حضور پیدا کرده اید حتما عبارتRFP بارها به گوش شما خورده، شاید هم در آگهی های مناقصه یا در روزنامه ها و مجلات این عبارت را شنیده باشید.RFP یا درخواست طرح پیشنهادی خلاصه ای از عبارت سه کلمه ای           Request for Proposal می باشد.

RFP ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه می شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه می شود تا سازمان پیشنهاد ها و راه حل های مختلفی را برای یک موضوع واحد در اختیار داشته باشد و با دقت بیشتری به بررسی ان بپردازد. پس از پایان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشی از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گیرد.

زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه ای را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد به پیمانکار نیاز پیدا می کند شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. RFP به شرکت ها کمک می کند به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی نمایند. در واقع تهیه RFP  روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه می باشد که به شرکت های پیمانکار کمک می کند چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدینوسیله آنها را از روش بررسی طرح ها با خبر می سازد. با تهیه راهنماهای لازم کار شرکت ها برای مقایسه پیشنهادات بسیار ساده می شود چراکه چهارچوب کلی در دفترچه های راهنمای مناقصه منتشر و به صورت یکسان در اختیار تمامی متقاضیان مناقصه قرار میگیرد.

هیچگونه استاندارد مشخصی برای تهیهRFP وجود ندارد اما نهاد های دولتی معمولاً چهارچوب هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح های پیشنهادی اعمال می کنند.

شرکت های پیمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی های خود برای تامین نیاز ها و  درخواست های لحاظ شده و تعیین شده برای چهارچوب پروژه می کنند.

هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی ها و چهارچوب تعیین شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند.

محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است:

ü       خلاصه مدیریتی- خلاصه ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می گذارد.

ü       شرح ضرورت- تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار

ü       تشریح پروژه-  تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه

ü       اطلاعاتی در مورد سازمان

ü       برنامه زمانی پروژه

ü       بودجه

ü       نتایج پروژه

نکته قابل توجه این که شرایط شرکت های کوچک با شرکت ها و سازمان های بزرگ برای تهیه طرح های پیشنهادی تفاوت می کند نوشتن طرح برای یک شرکت کوچک به محض اعلام نیاز بسیار ساده تر از نوشتن طرح برای یک پروژه بزرگ دولتی است و نیاز به مطالعات و بررسی ها و امکان سنجی های گسترده دارد.

یک RFP می تواند در دو صفحه یا در حجم یک کتاب تهیه و منتشر شود نمونه های بسیاری از RFP ها در وب وجود دارد که می توانید با جستجو آنها را بیابید.

از RFP زمانی استفاده می شود که:

1-      بایستی برای ارزیابی و انتخاب یک خدمات دهنده، فرآیندی کارشناسی، منصفانه و رقابتی صورت گیرد.

2-      برای به انجام رساندن نیازهایی معین و جدید در سازمان نیاز به پاسخ هایی متناسب با شرایط زمانی باشد نه راه حل های آماده و در دسترس

3-      قصد داریم با برون سپاری بخشی از فعالیت های سازمان ارتباط کاری مداومی با یک خدمات دهنده داشته باشیم.

تهیه RFP چه مزیت هایی دارد؟

1-      شناخت نیازهای واقعی سازمان و یا بخشی که قرار است پروژه ای در آن انجام شود.

2-      جمع آوری اطلاعات دقیق بر اساس مشکلات واقعی و نیازهای کاربران

3-      دستیابی به تخمین درستی از هزینه و زمان مورد نیاز برای پروژه

4-      امکان مقایسه شرکت های مختلف ارائه دهنده خدمات مشابه

5-      کمک به برنامه ریزی و تصمیم گیری دقیق و آگاهانه

6-      کاهش شکایت های احتمالی مجریان و کارفرمایان

7-      کمک به تنظیم دقیق قرداد

8-      فراهم شدن امکان دریافت پیشنهاد های تکمیلی و راه حلهای جدید برای اجرای بهتر پروژه

9-      افزایش توان مدیر پروژه

الزامات تهیه RFP

در فرآیند تهیه درخواست طرح پیشنهادی باید به یک سری نکته ها توجه داشت. باید به ایهامات و سوال های احتمالی پاسخ داده شود. به پیشنهاد دهندگان این امکان داده شود که که از پیامدهای قانونی کاملا آگاه شوند. مراجع قضایی و فنی حل اختلاف مشخص شود و با فاز بندی پروژه مقاطع اصلی و مهم پیشرفت پروژه تعیین گردد. همچنین سازمان باید زمان و نحوه پرداخت هزینه های اجرای پروژه و ساختار اولیه قرار داد را به اطلاع مجریان برساند.

مراحل اجرایی RFP

کار تهیه RFP از نظر اجرایی شامل مراحل مختلفی است که باید با برنامه ریزی و دقت زیادی انجام شود. از نظر اجرایی می توان پنج مرحله برای کاربردی شدن RFP و آغاز فعالیت پروژه در نظر گرفت. این مراحل عبارتند از:

1-      شناخت نیازهای پروژه

2-      تهیه و تنظیم RFP

3-      ارسال RFP برای اشخاص و شرکت های واجد شرایط اجرای پروژه بر اساس استانداردهای مورد تایید

4-      برپایی جلسات پرسش و پاسخ

5-      دریافت پیشنهاد ها از شرکت های مختلف

در مرحله چهارم شما می توانید بر اساس برنامه زمان بندی شده و با توجه به حجم پروژه روز یا روزهای مشخصی را اعلام کنید و در ساعت معینی به شرکت ها اجازه دهید با حضور در جلسه های مشترک سوال های احتمالی خود را برای ارائه دقیق تر پیشنهاد خود ارائه دهند.

چهارچوب های استاندارد برای یک RFP

اگر قصد اجرای یک پروژه و تهیه RFP آن را داشته باشید باید بدون توجه به حجم پروژه یک چهارچوب استاندارد برای محتوای آن از جنبه های فنی و اجرایی تهیه و ارائه دهید. این چهارچوب شامل اطلاعات زیر خواهد بود.

1-      جلد

روی جلد RFP مجموعه ای از اطلاعات کلی و مهم به عنوان شناسه پروژه برای جلب توجه در نگاه اول درج می شود. این اطلاعات شامل نام سازمان، عنوان پروژه، تاریخ برگزاری جلسه، مهلت ارسال پیشنهاد، تهیه کننده، تاریخ تهیه، شماره کلاسه و...درج می شود.

2-      ضمانت نامه

RFP در واقع گزارشی از واقعیت های شرکت شما از جنبه فنی، امکانات، دانش فنی، نیروی انسانی و سرمایه است. در بازار رقابتی نیز اطلاعات به خصوص اگر صحت و سقم آن توسط شرکت ها تایید شده باشد بسیار گرانبهاست و رقبای تجاری از آن با روی خوش بهره برداری می کنند. بنابراین شما برای ارائه این اطلاعات در قالب RFP به شرکت های دیگر آنها را از طریق امضای یک ضمانت نامه مجاب کنید تا در حفظ اطلاعات شما کوشا باشند. ضمانت نامه و تعهدات مربوط به بازگرداندن RFP پس از اتمام فرآیند مناقصه جز نکاتی است که باید در دو نسخه به امضای شرکت کنندگان در مناقصه پروژه برسد.

3-      بخش اداری و اجرایی

در این قسمت باید یک سری اطلاعات در مورد روش تهیه و ارسال اطلاعات به شرکت درج شود تا کلیه RFP ها از نظر ساختاری دارای ساختار مشابهی باشند. این اطلاعات شامل موارد زیر است.

§         مقدمه که شامل تشریح دلایل تهیه RFP و توضیحاتی درباره محدوده تاثیری است که پروژه در سازمان به خود اختصاص خواهد داد.

§         معرفی کلی سازمان و تشریح بخشی که درخواست خدمات پیشنهادی مربوط به آن است به همراه اطلاعاتی در مورد منابع انسانی, برنامه های جاری و آتی

§         بیان هدف ها، نیازها, مزیت ها, امکانات, محدودیت ها و مشکلات موجود و احتمالی سازمان و مجریان پروژه از جمله نکته های بعدی هستند که باید مورد توجه نویسندگان RFP قرار گیرد.

§         ساختار و قالبی که پیشنهاد ها باید بر اساس آن ارائه شود که شامل تعیین ترتیب ارائه مطالب، اولویت های احتمالی، نوع اسناد از جمله مکتوب بودن یا الکترونیکی بودن یا ارسال با نمابر, پیشنهادهای الکترونیکی با چه نرم افزارهایی تهیه و چگونه ارسال شوند؟به وسیله پست الکترونیک یا با استفاده از فلاپی و سی دی  ارسال شود؟

§         چند نسخه از اسناد طرح پیشنهادی باید برای سازمان ارسال گردد.

§         بیان اینکه تامین چه موارد و امکاناتی بر عهده سازمان است و کدام موارد را خدمات دهنده پروژه باید تامین نماید.

§         اطلاعاتی در مورد فرآیند و شرایط ارجاع پروژه و روش مورد نظر سازمان برای پاسخگویی خدمات دهنده شامل اطلاعات کامل شرکت

§         ضوابط، معیارها و روش ارزیابی پیشنهاد های رسیده به سازمان شامل آخرین مهلت (تاریخ و ساعت) ارائه طرح های پیشنهاد به همراه توضیحاتی مبنی بر عدم پذیرش طرح های پس از مهلت اعلام شده

§         تعیین کردن نحوه تحویل طرح های پیشنهادی به عنوان مثال آیا پاکت طرح باید به صورت دستی تحویل مسئولان سازمان شود یا پستی؟آیا پاکت طرح ها باید توسط شرکت پیشنهاد دهنده مهر و موم شود؟

§         تعیین شرایط نحوه ارائه جزئیات مالی طرح پیشنهادی که مثلاً باید در یک پاکت جداگانه بسته بندی شود یا پیشنهاد دهنده می تواند آن را به همراه اسناد پیشنهادی ارسال نماید؟

§         تعیین بخش هایی که باید در طرح فروشندگان موجود باشد. تهیه لیستس از بخش هایی که شما انتظار دارید در طرح وجود داشته باشد به شما کمکمی کند تا از یکنواختی طرح های دریافتی مطمئن شوید. انجام این کار باعث راحتی و ساده شدن مقایسه می شود.

به عنوان نمونه می توان ترتیب زیر را به شرکت های متقاضی دریافت RFP پیشنهاد داد.

1-      جلد

2-      خلاصه مطالب مندرج

3-      شرح فنی خدمات پیشنهادی

4-      شرح مدیریتی

5-      مشخصات فروشنده

6-      برنامه زمانی پیشنهادی

7-      هزینه ها

8-      اطلاعات تماس

§         قوانین و مقررات داخلی و خارجی موثر بر پروژه

§         شرایط و روش پاسخگویی سازمان به سوال های احتمالی خدمات دهندگان

1-      برنامه زمانبندی جلسه های پرسش و پاسخ یا جلسه های توجیهی که گاه ممکن است به علت حجم بالا یا فنی بودن RFP برای رسیدن خدمات دهندگان به درک بهتری از شرایط واقعی سازمان و نیازهای آن لازم باشد جزئیات بیشتری در اختیار آنها قرار گیرد.

2-      اطلاعات لازم برای تماس با فرد یا افرادی که در سازمان می توانند سوالات شرکت ها را دریافت کنند و پاسخگو باشند.

3-      روشی که شرکت های می توانند اقدام به طرح و دریاف سوال ها نمایند. مثل جلسه های حضوری, تلفن, نمابر, ایمیل و....

4-      آخرین مهلت ارسال پرسش های احتمالی

§         اطلاعاتی در مورد نحوه ارزیابی و شاخص های موثر در تعیین برنده مناقصه این کار کمک می کند که شرکت های خدمات دهنده متوجه شوند که تنها قیمت در تعیین برنده موثر نیست و شاخص های مختلفی می تواند در افزایش و کاهش امتیاز نسبی ایشان موثر باشد.

§         تاریخ و نحوه اعلام شرکت منتخب

§         توضیح در مورد مالکیت سازمان نسبت به اسناد و طرح های پیشنهادی ارائه شده و عدم عودت آنها پس از اتمام فرآیند مناقصه پروژه

§         کارشناسان تهیه کننده RFP: از آنجا که فرآیند تهیه RFP خود به اندازه یک پروژه نیاز به دقت و کار دارد باید در این بخش مسئول مستقیم پروژه معرفی و توضحیاتی درباره سوابق وی ارائه می شود. همچنین حکم سازمانی و لیست اعضا این پروژه باید درج گردد.

§         مشخصات شرکت خدمات دهنده از جمله بخش های مهمی است که در آن باید از شرکت های متقاضی حضور در مناقصه خواسته شود تا توانایی ها و شایستگی های خود را برای انجام پروژه با ارائه اطلاعات زیر اعلام نماید:

1-      توضیحات کاملی در مورد شرکت, سابقه آن و خدماتی که در حال حاضر ارائه می کند.

2-      اطلاعاتی در مورد منابع تامین مواد اولیه شرکت لازم است که شما بدانید شرکت طرف شما محصولات نرم افزاری, سخت افزاری و ... را خود تولید می کند یا به عنوان نماینده و کارگزار شرکت دیگری آنها را به شما ارائه می دهد. این کار به شما کمک خواهد کرد تا نسبت به در دسترس بودن محصول برای برنامه های تعمیر و نگهداری, ارتقاء و پشتیبانی اطمینان کامل داشته باشید.

3-      توضیحاتی در مورد مشخصات, قابلیت ها, تجربیات و ظرفیت های خاصی که شرکت خدمات دهنده می تواند برای انجام موفقیت آمیز پروژه ارائه دهد. در واقع شرکت ها باید از این طریق ارزش افزوده ها و مزیت نسبی خود را قیاس با سایر شرکت ها به نمایش بگذارند.

4-      توضیح مشخصات تجربی و علمی اعضای تیم در نظر گرفته شده برای پروژه

5-      اطلاعات مناسبی در مورد مشتریان فعلی, شامل تعداد خدمات مشابه و مدارک اجرای موفقیت آمیز پروژه ای با اندازه و پیچیدگی مشابه با پروژه حاضر

6-      اطلاعات تماس با شرکت هایی که سه پروژه مشابه از نظر اندازه, کاربرد و حوزه عملکرد برای آنها انجام شده است.

4-      بخش فنی

در این بخش تمامی جزئیات مورد انتظار به طور کامل تعریف و تشریح می شود و شرکت های پیشنهاد دهنده با مطالعه این بخش اطلاعات کاملی در مورد هر یک از بخش های تکنیکی و نیازهایی که باید در سیستم های جدید پوشش دهند به دست می آورند. این بخش شامل موراد زیر خواهد بود:

§         وضع موجود سازمان در محدوده پروژه یا سیستم مورد نیاز و اطلاعات محیط فنی سازمان تا آنجا که بتواند پیشنهاد دهنده را در جهت شناخت صحیح پروژه یا سیستم یاری کند.

§         نیازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه یا سیستم مورد نیاز

§         سوابق پروژه های مشابه در سازمان

§         گستره سرویس مورد نیاز, شامل تعداد کاربران که در پروژه برنامه ریزی شده است .

§         کلیه در خواست ها و پیشنهاد ها و ضوابط فنی و علمی مورد نیاز سازمان و کاربران

§         نباید فراموش کنیم که نیازها را با دقت و جزئیات کامل مطرح کنیم تا خدمات دهندگان بتوانند به درک درستی از دیدگاههای ما برسند و پیشنهاد های فنی خود را مطابق با نیازهای سازمان ارائه دهند.

§         اهداف عینی برای گستره پروژه و خروجی مورد انتظار سازمان باید ذکر گردد.

§         مشخصات فنی و کارکردی برای زیر ساخت ها, اتصلات و برنامه های کاربردی و روش های کار تعیین شوند.

§         در RFP باید گستره خدمات پیشنهادی را با جزییات کامل برای خدمات دهنده تشریح کرد. به عنوان مثال:

1-      چگونگی دسترسی و نیازهای ارتباطی سرویس مورد نظر را تعیین کند.

2-      استانداردهای فنی که فروشنده برای این پروژه استفاده خواهد کرد.

3-      چگونگی ارتقاء سرویس های مورد نظر در آینده

4-      چگونگی تامین امنیت و زیرساخت های امنیتی

5-      بخش مدیریتی

در بخش مدیریتی، اطلاعات مربوط به دیدگاه های مدیریتی سازمان در پروژه ارائه می شود از این طریق پیشنهاد دهنده می تواند با محدودیت ها و شرایط اجرای پروژه آشنا شود. اطلاعات این بخش می تواند شامل موارد زیر باشد.

§         برنامه پروژه که شامل یک برنامه اجرایی شامل تاریخ های تحویل در فازهای مختلف, ارتباطات کاری, وظایف و نحوه ارائه گزارش های کار است.

§         برنامه زمان بندی شده پروژه که از تاریخ آغاز تا پایان پروژه تمامی جزئیات را به اطلاع سازمان خواهد رساند.

§         روش طراحی، توسعه و پیاده سازی که شامل مباحث و شیوه های مدیریتی و نظارتی و تضمینی برای چگونگی طراجی گستره خدمت مورد نظر, تست ها, اجرای نهایی و گارانتی می باشد.

§         تعیین تیم مدیریت پروژه از سوی فروشنده به همراه ذکر نفرات اصلی اجرای پروژه و چگونگی استقرار تیم پروژه

§         چگونگی تحویل، نصب و راه اندازی سیستم ها

§         روش آزمون پذیرش

§         چگونگی آموزش که بیان کننده همه آموزش های پیش, هم زمان و پس از پروژه است.

§         چگونگی پشتیبانی که شامل تشریح کلیه فعالیت های پشتیبانی و جگونگی ایجاد آن است.

§         روش مستند سازی فرآورده های پروژه

6-       بخش هزینه ها و درآمد ها

هزینه ها: در این بخش همانطور که از نام آن بر می آید سازمان ارائه دهنده RFP باید جزییات هزینه های قابل پیش بینی و احتمالی را از پیشنهاد دهنده بخواهد. شرکت خدمات دهنده باید هزینه های مختلف را به صورت تفکیکی با جزییات کامل و در نهایت به صورت رقم کلی به سازمان اعالم نماید. شایسته است همه شرکت ها قیمت های پیشنهادی خود را برای بخش های مختلف پروژه به صورت مشابه و با پیروی از یک جدول خاص ارائه نمایند تا امکان مقایسه دقیق تر وجود داشته باشد

§         ارائه ساختار یکسان برای نحوه دریافت قیمت از پیشنهاد دهندگان

1-      هزینه سخت افزاری به تفکیک تمام قطعات با ذکر بازه زمانی

2-      هزینه های تولید یا تامین نرم افزار با مشخص شدن نوع لیسانس و سطح نسخه های مورد استفاده

3-      هزینه های نصب

4-      هزینه های اجرایی شدن, نگهداری و پشتیبانی

5-      هزینه های آموزش

6-      هزینه های مستند سازی

7-      هزینه های مدیریت پروژه به تفکیک نیروی انسانی, سفر ها و....

8-      هزینه های مشاوره

9-      هزینه های گارانتی

10-   هزینه های متفرقه

§         آنالیز قیمت پیشنهادی و مزیت های نسبی قیمت ها

درآمد ها: در RFP باید اطلاعاتی در مورد درآمد های تخمینی مورد انتظار از اجرای پروژه آورده شود که شامل پیش بینی اوضاع بازار و برآوردهای رشد استفاده سرویس های مورد نظر برای دوره های اقتصادی سال های آتی و مدت زمانی که لازم است تا مشتریان سازمان به کاربران سرویس ها تبدیل شوند.

7-      پیوست ها

در این بخش اطلاعات جنبی شامل متن ها، تصاویر و سند های قابل استفاده و مفید برای پیشنهاد دهندگان تهیه و ارائه می شود.

§         متن و ساختار کلی قرارداد

§         ساختار مورد نظر سازمان برای دریافت پیشنهاد ها

§         تحقیق های و بررسی های مرتبط با سازمان که شامل اطلاعات آماری و مستندات فنی باشد.

§         اطلاعات مورد نیاز در ارتباط با پروژه

چگونه RFP بنویسیم؟

اولین گام برای نوشتن یک RFP برای سیستم های اطلاعاتی چه متعلق به سیستم اطلاعاتی یک سازمان اقتصادی باشد و چه یک بخش کاربردی، تصمیم گیری برای تعیین نیازهایی است که سیستم های جدید باید آنها را تامین کنند و پوشش دهند که اغلب از آن به تحلیل نیازها، تعریف نیازها یا فرآیند تعریف نیازها تعبیر می شود.

برخی از سازمان ها به جای تهیه کردن RFP مخصوص به خود، اقدام به کپی کردن نسخه RFP سایر سازمان ها و بخش ها می کنند که شامل نیازها و محدودیت های متفاوتی است. هر چند که ممکن است این فکر به ذهن خطور کند که این کار باعث صرفه جویی در وقت و کار می شود اما نباید فراموش کرد که این راهبرد شبیه این است که شما راه حلی که با مطالعه فراوان برای مشکلات دیگران ارائه شده است را برای کار خود انتخاب کنید.

نیازهای خود را تعریف کنید

فاز شناسایی نیازها در RFP باید با بررسی های جامع و دقیقی پیرامون نیازهای سازمان شما همراه باشد فرآیندی که می تواند در نشست های مختلف برای تعاطی افکار و تبادل نظر در بخش های مختلف سازمان شکل بگیرد.

با گزینش یک مدیر پروژه ، کاربران به تیم های اجرایی تبدیل خواهند شد که شامل هر دو سطح مدیریتی و کارشناسان می شود. در این حالت یک سری نشست های گروهی برنامه ریزی خواهد شد و سپس هر کدام از تیم ها در مورد بخشی از کارکردهای مورد انتظار از سیستم های جدید به مطالعه می پردازند.

کاربران می توانند با ویژگی ها و امکاناتی که قرار است در سیستم های جدید به کار رود به واسطه توضیح فروشندگان، سمینارهای سطح بالا، مقاله های موجود در ژورنال های تجاری و گفتگو با سایر همکاران و سازمان ها آشنا شوند.

مدیران پروژه انتخاب شده می توانند کاربران را برای فکر کردن و بیان آنچه در سیستم موجود می پسندند و آنچه نمی پسندند تشویق کنند. بخش های مهم سیستم های موجود باید به لیست نیازهای سیستم های جدید اضافه شوند همچنین بخش های مطلوب غیر موجود نیز باید شناسایی و به این لیست اضافه گردد.

دستیابی به لیستی از وظایف و جزییات مورد نیاز  می تواند کمک بسیار زیادی برای شناسایی نیازهای کاربران بنماید. یک لیست نیازمندی های خوب می تواند باعث شکل گیری ایده ها و نظرهای جدیدی در مورد بخش و وظایف مورد لزوم و انتظار در آینده برای سیستم شود.

RFP های تهیه شده توسط فروشندگان سیستم ها هم می تواند مفید باشد اما باید با دقت و توجه کافی در مورد محصولات فروشندگان استفاده شوند.

از کنار نیازها به سادگی نگذرید

پس از شناسایی و تعریف نیازها تصمیم گیری برای اینکه چه نیازهایی را در RFP بگنجانید بسیار مشکل است. به عنوان مثال اگر بخواهید برای ساختن یک خانه RFP بنویسیم تاکید بر وجود سقف به عنوان یک نیاز خیلی خنده دار خواهد بود اما در مورد سیستم تهویه مطبوع مرکزی ساختمان این مورد قابل تامل خواهد بود.

اولویت بندی

وقتی که احساس کردید لیست نیازمندی های سیستم جدید را به طور کامل تهیه و تکمیل کرده اید باید همه موارد را به ترتیب اهمیت رتبه بندی کنید. به هر حال در برخی موارد به علت محدودیت هایی که داریم مجبور هستیم جایگاه بالاتری به آنها اختصاص دهیم ولی در مواردی که از حساسیت کمتری برخوردار هستند می توان رتبه دلخواه را به آنها اختصاص دهیم.

هر کدام از نیازها بر اساس اولویت ها کد گذاری خواهد شد (مثلاً الف برای اجباری) از این طریق در فاز ارزیابی سیستم، نکته های بیشتر و دقیق تری پیرامون هر یک ارائه خواهد شد. همچنین مواردی که تمایل به کسب اطلاعات بیشتری در مورد آنها دارید با کد “I” به معنی اطلاعات صرف مشخص کنید اما بدانید که فروشندگان در فاز تحلیل سیستم، درباره آنها پیشنهادی ارائه نخواهند کرد و فقط به ارائه راهنمایی و اطلاع رسانی می پردازند.

نوشته های خود را تنظیم کنید

نیازهای مورد انتظار در سیستم باید با دقت و خلاصه وار تهیه شوند به گونه ای که فروشندگان نیازی به تلاش برای حدس زدن منظور اصلی شما نداشته باشند.

از کلمات کوتاه و نام های ساده استفاده کنید. فراموش نکنید باید هدف خود را به سادگی مطرح کنید و نیازی به نمایش توانمندی خود در ادبیات به فروشندگان نیست. به جای استفاده از پاراگراف های مبهم، از کلمه های موثری برای ذکر انتظارات خود از سیستم استفاده کنید.

هر کدام از موارد به یک مفهوم اختصاص دهید در این صورت فروشندگان سیستم می توانند پاسخ های دقیق تر و فنی تری برای هر بخش فراهم کنند.

اگر شما مجموعه ای از کاربردهای مورد انتظار را در یک سوال واحد بگنجانید شرکت فروشنده سیستم در صورتی که حتی یک بخش از سرویس مورد نیاز شما را در سیستم خود داشته باشد برای جلب نظر شما پاسخ مثبت خواهد داد.

در ادامه چند نمونه از جمله های واضح برای ذکر کاربری های مورد انتظار جهت گزینش نرم افزار سیستم منابع انسانی ارائه می شود.

نمونه کاربری های مورد انتظار از سیستم ارائه امکان جستجو و لیست کردن کارکنان با مهارت های خاص امکان چاپ گزارش های مناسب در مورد بیمه خدمات درمانی کارکنان امکان انطباق پرونده های پرسنلی کارکنان با سیستم های حضور و غیاب و حقوق و دستمزد امکان بررسی وضع حقوق کارکنان با استفاده از قوانین مختلف مالیاتی کشور امکان تهیه گزارش هایی از کارکنان بر اساس دوره های زمانی تعریف شده از سوی کاربر سیستم امکان ایجاد تغییرات بلادرنگ در وضعیت پرونده کارکنان امکان ایجاد سطوح دسترسی برای کارکنان و مدیران امکان دسترسی از طریق وب

استخراج تفاوت ها

در انتها باید از نمایش  واضح وجوه مختلف و برجسته سیستم در لیست مورد نظر آگاه شوید. بازمی گردیم به مثال ساخت خانه، گفتیم که ذکر لزوم وجود سقف و کف برای خانه موضوع خنده داری خواهد بود اما در مورد نوع کابینت ها، نوع طراحی اتاق ها، رنگ دیوارها، نوع و ظارهر پنجره ها و...وقتی می توانیم نظر بهتر و دقیق تری بدهیم که چه ویژگی هایی در کدام خانه ها بهتر خواهند بود. مثلا وجود پارکت های تیره برای خانه ای که آفتابگیر نیست زیاد جالب نخواهد بود.

تاثیر تصمیم شما تا پنج سال آینده در سازمان باقی خواهد ماند بنابراین مطمئن باشید که با همه کاربران سیستم ملاقات کرده اید و از نیازهای آنها آگاهی یافته اید. این کار نه تنها به شما در گزینش بسته آموزشی کمک می کند بلکه باعث افزایش علاقه و توجه کاربران به حفظ و نگهداری و کار بهتر و در نتیجه افزایش راندمان کاری پس از خرید سیستم های جدید می شود.

چه قصد خرید یک سیستم جامع داشته باشید و چه به دنبال یک سیستم کاربردی کوچک باشید در هر صورت باید پیش از امضای قرار داد خود با فروشنده سیستم سوالات متعددی را از وی بپرسید. سوالاتی پیرامون امکانات، بخش های مختلف، هزینه ها و سایر ضوابط و معیارهای سیستم بپرسید همچنین در مورد شرکت فروشنده سیستم از نظر سابقه، خدمات پشتیبانی و... اطلاعاتی به دست آورید.

بررسی های دقیق در فاز گزینش کمک بزرگی برای مواجه با مشکلات پیش بینی نشده خواهد کرد. به عنوان مثال برنامه های آموزشی و پشتیبانی فروشندگان سیستم ها می تواند گزینه های مثبتی برای تشویق شما به انتخاب یک سیستم باشد.

این خدمات می تواند در مذاکرات مورد بحث قرار گیرد اما در غیر این صورت شما می توانید در مورد گزینش یک فروشنده دیگر که خدمات مشتری پسند تر و هماهنگ تری با نیاز های سازمان دارد، تصمیم گیری کنید.

اول بپرسید، بعداً خرید کنید

درمتنRFP باید بخشی را  برای طرح پرسش های مختلف در نظر بگیرید و از هر یک از فروشندگان بخواهید تا پاسخ های  مناسب را برای آنها تهیه کنند. به عنوان مثال در زمینه آموزش باید از هر شرکتی بخواهید تا روش خود را در باره انواع مواد آموزشی، مکان و نحوه اجرای آن اعلام نماید. اگر دوره آموزشی در محل شرکت شما برگزار می شود آیا هزینه سفر آنها به عهده شماست.

خدمات پشتیبانی چگونه است؟

 آیا بازه زمانی مشخصی را برای پشتیبانی تلفنی از سوالات و مشکلات احتمالی در نظر گرفته اند؟ چگونه می توانید از مشکلات احتمالی آگاه شوید؟

 آیا هزینه پشتیبانی تلفنی جزء خدمات پشتیبانی دیگر لحاظ می شود یا به ازاء هر تماس هزینه ای اختصاص می یابد؟

آیا خدمات پشتیبانی به صورت 24 ساعته و هفت روز در هفته ارائه می شود؟ اگر نه، آیا با توجه به محل جغرافیایی شما آن شرکت می تواند خدمات پشتیبانی را در ساعت های کاری به شما ارائه دهد؟

نزدیکترین دفتر خدمات پشتیبانی به شما کجاست و چه تعداد نیروی فنی و کارشناس در آنجا مشغول هستند؟

گذشته از آموزش و پشتیبانی، باید اطلاعات بیشتری نیز در مورد تاریخچه و شیوه همکاری آن شرکت در اختیار داشته باشید. شما باید بدانید که شرکت طرف شما چه مدت به این کار اشتغال دارد و چه تعداد کاربر دارند. چه تعداد کاربر در سال های گذشته از سیستم های آنها بهره برداری کرده اند؟

سیر رشد و بازدهی شرکت چگونه بوده است؟چه مقدار هزینه مستقیما به تحقیق و توسعه اختصاص یافته است؟آیا شرکت طرف شما سهامی خاص است یا عام؟

در اختیار داشتن این اطلاعات فقط به شما کمک نمی کند که شرکت مورد نظر را بشناسید بلکه جایگاه آنها را نسبت به سایر شرکت ها و رقبا مشخص می سازد.

کسب اطلاعاتی در مورد تعداد مشتریان که از سیستم های مختلف یا همانند آنچه شما نیاز دارید استفاده می کنند بسیار مفید خواهد بود. باید دانست که آیا مشتریان تا کنون شکایتی از سیستم های خود داشته اند یا خیر؟ هنگامی که در خواست های خود را به فروشندگان ارائه می دهید از آنها بخواهید که 5 الی 10 مشتری اخیر خود را معرفی کنند تا از این طریق به میزان توجه شرکت به رضایت مندی مشتریان پی ببرید.

نکته مهم دیگری که در مورد سیستم ها باید مورد پرس و جو قرار گیرد برنامه های شرکت فروشنده سیستم برای ارتقاء سیستم در آینده است. بنابراین در مذاکرات خود باید این نکته را مورد توجه قرار دهید و بپرسید که تولید کننده سیستم ارتقاء بعدی سیستم  را در چه تاریخی و با چه بخش ها و امکانات جدیدی اعمال خواهد کرد.

ارتقا سیستم چه هزینه هایی را از جنبه پیاده سازی، آموزش، و سفارشی سازی در پی خواهد داشت؟ آیا شرکت فروشنده برای گروهی از مشتریان امکانات خاصی در نظر می گیرد و این امکانات چه تاثیری در بالارفتن قیمت های پیشنهادی دارد. از فروشنده بخواهید تا برنامه های ویژه خود را برای آینده با شرایط و مفاد مختلف از جمله گارانتی و... برای شما ذکر کند.

موضوعات متعدد دیگری مانند نگهداری، اجرا برای تحقیق و پرسش از فروشندگان در باره بخش های مختلف سیستم در فرایند تهیه RFP وجود دارد. نوشتن RFP بهترین راه برای به دست آورده این اطلاعات است. چراکه با مجموعه ای از سوالات یکسان برای تمام فروشندگان می توانید آنها را با هم مقایسه کنید و با حفظ آنها به هنگام قرار دارد آنها را مورد توجه و ملاک قرار دهید.

چگونه یک RFP برای پروژه های وب بنویسیم

شاید یکی از بزرگترین دلایل اشتباهات که موجب مشکلاتی بین مشتری ها و شرکتهای توسعه دهنده خدمات اینترنت و وب هستند اطلاعات ناکافی در درخواست طرح پیشنهادی نوشته شده باشد.

معمولا برای مشتری ها بیان اینکه دقیقا چه چیزی می خواهند و از انجام یک پروژه چه انتظاراتی دارند بسیار ساده است اما قسمت دشوار کار برای آنها نوشتن و مکتوب کردن این نیاز هاست. اغلب اتفاق می افتد که مشتری ایده های کوچکی در مورد آنچه می خواهد و نیاز دارد به شما ارائه می دهد. مثلاً اگر قرار است برای او یک وب سایت طراحی کنید او یک دید کلی نسبت به آنچه می خواهد به دست آورد دارد اما در بیان جزییات ایده هایش عاجز است.

گاهی اوقات مشتری از نداشتن ایده و دیدگاه خاصی آگاه است و گاهی می داند که چه می خواهد ولی تجربه توسعه دهندگان را در آن شاخه خاص بیش تر از خود می داند.

آماده کردن یک RFP با هدف دریافت طرح  های مطالعه شده و سنجیده برای پروژه های شماست. با این کار شما می توانید در زمان بر خوردن به پروژه های گران و پیچیده با آرامش و دقت و دید بازتری تصمیم گیری نمایید.

بخش بزرگی از مسئله تهیه RFP   دشواری نوشتن همه جزییات و امکانات مورد نظر قبل از داشتن ایده ای خاص نسبت به آنچه نیاز داریم و چگونگی عملکرد پروژه در وب است.

همچنین باید خاطر نشان کرد که توسعه پروژه های تحت وب چند سالی است که به صورت جدی مطرح شده اند و از این رو نباید تعجب کرد که  بسیاری از مشتریان این گونه پروژه ها دانش و تجربه لازم را برای نوشتن انواع RFP برای اینگوه پروژه ها نداشته باشند.

نوشتن RFP برای ساختن یک پل و یا نصب کردن شبکه کاملا با RFP های پروژه های تحت وب فرق می کند.

مطلوب ترین حالت برای یک شرکت یافتن یک مشاور زبردست است تا قبل از نوشتن RFP تصویر و تشریحی نسبت به آنچه پروژه باید داشته باشد بوجود آورد.

یک مشاوره خوب می تواند منجر به نوشته شدن یک RFP خوب شودکه در نهایت باعث تسهیل در روند اجرای پروژه به نفع هر دو طرف خواهد شد.

من دو مرحله برای روند اجرای طرح پیشنهاد می کنم در مرحله اول به جستجوی شرکت هایی بپردازید که بتوانند در مناقصه RFP شما شرکت کنند. ترجیح بر این است که 3 یا 4 شرکتی که فکر می  کنید بتوانند از عهده این کار برایند را انتخاب کنید.

برای این کار لازم است مجموعه ای از اطلاعات اجمالی که شرکت های علاقه مند به همکاری با شما ممکن است به آنها نیاز پیدا کنند را تهیه کنید. این اطلاعات ابتدایی باید بر روی اهداف و دیدگاه ها تاکید کند-

مثلاً شما می خواهید سایتتان چه کاری انجام دهد؟ دلایل شما برای راه اندازی یک وب سایت چیست؟ لازم نیست خیلی طولانی درباره این مسائل توضیح دهید متنی مانند نمونه زیر کفایت می کند:

شرکت............به دنبال یک همکاری برای ساختن یک وب سایت با ویژگی های زیر دارد: ساختن و تقویت کردن نام تجاری....... در دنیا، فروش محصولات...................، قابلیت پشتیباتی مشتریان شرکت. شرکت های علاقه مند می توانند با...............................تماس بگیرند.

شرکت خود و فعالیت ها و محصولات آن را معرفی کنید و مقداری اطلاعات در باره زمانی که در ذهن خود برای پرژه در نظر گرفته اید اعلام کنید و منابعی را که قصد دارید برای پروژه صرف کنید معرفی کنید.

با افرادی که پاسخی برای شما ارسال می کنند صحبت کنید و با کسانی که مایل به دریافت اطلاعات بیشتر هستند ملاقات داشته باشید. در این شرایط شما می توانید کار تهیه RFP خود را آغاز نمایید.شما باید تعداد شرکت کنندگان در مناقصه را به 3 تا 4 شرکت محدود کنید.

طرح های پیشنهادی باید شامل بخش های زیر باشند:

• خلاصه مدیریتی که شامل شرح مختصری از مسیر اجرای پروژه و هزینه ها می باشد.
• اطلاعات شرکت به همراه جزییات مالی
• تصدیق نامه هایی از مشتریان قبلی که برای آنها پروژه هایی انجام داده اید به همراه اطلاعات تماس و وب سایت های مربوط به آنها
• تشریحی از روند توسعه
• روش ارائه پیش نویس
• کنترل کیفیت
• آزمایش
• تیم اجرایی و پتانسیل های آنها
• برنامه زمان بندی
• جزییات هزینه ها و پرداخت ها
• زمان و شرایط

اطمینان حاصل کنید که در RFP برنامه زمان بندی مناسبی را برای طرح پیشنهادی و یا روند اجرایی پروژه تنظیم کرده اید. چیزی شبیه به نمونه زیر:

• 10 اردیبهشت- اتمام زمان دریافت درخواست های همکاری
• 20 اردیبهشت- بررسی صلاحیت ها
• 22 اردیبهشت- تهیه لیستی از شرکت کنندگان منتخب مناقصه
• 30 اردیبهشت- ارسال RFP به شرکت های منتخب
• 15 خرداد- بررسی پاسخ های رسیده
• 20 خرداد- گزینش برنده مناقصه
• 22 خرداد- نخستین جلسه برای کار بر روی پروژه
• 30 خرداد- آغاز به کار فعالیت شرکت منخب بر روی پروژه
• 20 تیر – گزارش پیشرفت مرحله اول
• 10 مرداد- گزارش پیشرفت مرحله دوم
• 30 مرداد- پایان کار پروژه و گزارش نهایی

ممکن است برنامه زمان بندی شما از جزییات بیشتری نیز برخوردار باشد ولی به هر حال باید اطلاعات کلی لازم را در اختیار شرکت همکار خود قرار دهید.

تمرکز مناسب بر روی شرکت های پیشنهاد دهنده در مناقصه می تواند باعث پوشش کامل اهداف و دیدگاههای شما در RFP  شود بهترین کار برای دستیابی به این منظور محدود نکردن شرکت های مزبور است تا بتوانند با ذهنیت بازتری راه حل های مناسب را برای پروژه شما پیشنهاد کنند.

منابع:

علی احمدی، علیرضا- برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و ارتباطات- 83-انتشارات تولید دانش

بخیرنیا, سمیه السادات- تهیه(RFP)  Request for Proposal

Meryl K. Evans -Writing an RFP (Request for Proposal), http://EzineArticles.com/

Bruce Morris- How to Write a Request for Proposal for a Web Project - http://brucemorris.com

http://www.olcsoft.com/select.htm